Afin de mener une activité de conseils, j’ai monté une EURL. Une
comptabilité à jour est une des obligations majeures pour une entreprise.
Dans le monde libre, il existe plusieurs solutions pour faire de la
comptabilité d’entreprise. Cela va de systèmes plutôt simples comme
GnuCash à des systèmes très compliqués comme OpenERP. Jonathan
Corbet, l’éditeur de LWN a écrit un article assez intéressant sur
l’état des
logiciels de comptabilité libres pour petites entreprises. Sa
conclusion était qu’il n’existait rien qui remplisse ses besoins. Il a
toutefois apprécié Ledger, un système qui se manipule en ligne de
commande et à travers un éditeur de texte classique. Il y a consacré
un article.
J’ai pour ma part opté pour GnuCash. Il existe un peu de
littérature sur le sujet, avec notamment le livre assez complet
Gnucash 2.4 Small Business Accounting. Le très grande majorité des
ressources est orientée vers la comptabilité dans les pays
anglo-saxons. La comptabilité en France utilise des codes très différents.
Je propose donc de livrer mon expérience sur GnuCash dans le cadre suivant :
- Gestion d’une EURL.
- Pas de salariés. Étant gérant majoritaire, je me verse une
indemnité et non un salaire.
- Activité de conseil en informatique. Ni stock, ni marchandise.
- Impôt sur les sociétés au réel simplifié. TVA au réel simplifié également.
Dans ce cadre, GnuCash est une solution tout à fait valable pour les
opérations courantes. Il a quelques lacunes mais effectue globalement
bien son boulot. Il dispose de plus d’une gestion des clients et des
fournisseurs plutôt correcte. Il peut sortir tout un tas de rapports
plus laids les uns que les autres.
Les opérations de fin d’année sont par contre une autre paire de
manches. Il y a non seulement la complexité comptable mais également
toutes les démarches administratives. Il me semble préférable de
confier celles-ci à comptable1 et donc de vérifier que
celui-ci acceptera les données issues de GnuCash.
À noter que je ne suis pas comptable et donc certains conseils peuvent
être erronés.
Introduction à la comptabilité
La comptabilité est un outil permettant de recenser et d’évaluer tous
les événements qui influent sur la valeur de l’entreprise. Un
événement, cela peut être l’émission d’une créance vers un client,
l’achat d’une agrafeuse, le recouvrement de la TVA collectée ou le
don d’un tracteur agricole.
Comptabilité en partie double
En entreprise, la comptabilité s’effectue en partie double:
La comptabilité en partie double est la base du système comptable
utilisé par toutes les entreprises et organisations. Elle est fondée
sur l’idée selon laquelle les opérations et la situation financière
d’une organisation peuvent être représentées par des comptes. Chaque
compte contient l’historique des modifications de la valeur
monétaire d’un aspect particulier de l’organisation. On parle de
partie double quand l’enregistrement d’écriture est inscrit dans
deux comptes (au moins) : un compte débité, et un compte crédité.
Pour chaque événement, il faut créditer un certain nombre de
comptes et en débiter d’autres. De plus, le total des crédits doit
être égal au total des débits.
La notion de débit et de crédit est assez compliquée à appréhender
et peu intuitive. Ainsi, pour acheter une agrafeuse, on va créditer
le compte bancaire et débiter le compte recensant les petits
achats. Un événement implique toujours une ressource et un
emploi. La ressource permet de financer l’emploi. Elle est
toujours marquée au crédit d’un compte alors que l’emploi est toujours
marqué au débit. Dans notre exemple d’agrafeuse, l’achat se fait avec
l’argent du compte en banque qui est une ressource et il faut donc
créditer le compte. Inversement, quand on vend une prestation à un
client, la ressource est la prestation et l’emploi est le client. Il
faut donc débiter le compte du client et créditer le compte des prestations.
Si vous êtes déjà perdus ici, pas de panique. L’important est d’être
attentif aux exemples. De plus, GnuCash utilise par défaut des
termes plus compréhensibles selon le type de compte (mais parfois mal
francisés), à moins de choisir dans les préférences d’utiliser la
terminologie comptable.
Chaque opération donne lieu à une écriture comptable qui va concerner
un ou plusieurs comptes. Sur papier, il fallait écrire la même
opération dans chaque compte. Profitant des progrés en informatique de
ces dernières années, GnuCash gère cela tout seul. Si, si. Voici à
quoi ressemble notre achat d’agrafeuse2 :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 512 |
Banque |
|
35,88 € |
| 6063 |
Petit matériel |
30,00 € |
|
| 4456 |
TVA déductible |
5,88 € |
|
Cette transaction a mis en jeu trois comptes. L’écriture va donc se
trouver sur les trois comptes à la fois.
- Le compte bancaire de l’entreprise qui a été crédité de 35,88 €
qui est le prix toutes taxes comprises de notre agrafeuse. Le
crédit de ce compte provoque un retrait de l’argent qui s’y
trouvait et donc un appauvrissement de l’entreprise.
- Le compte recensant les achats de petit matériel. Il a été débité
de 30,00 € qui correspond au prix hors taxes de l’agrafeuse. Il
s’agit d’une charge pour l’entreprise. L’agrafeuse ne rentre pas
dans le patrimoine de l’entreprise.
- Le compte recensant la TVA que l’on peut déduire de notre prochaine
déclaration. L’État devient alors débiteur de la somme de 5,88 €
qu’il devra nous rembourser lors de la prochaine déclaration.
On remarque que la somme des débits est égal à la somme des
crédits. C’est obligatoire. Pour toute écriture, la balance doit
être équilibrée.
Plan comptable général
Maintenant que vous avez vaguement compris comment marchait une
écriture comptable, vous vous demandez peut-être quels sont les
comptes qu’il faut utiliser. Le système comptable français définit
très précisément les comptes à utiliser dans le plan comptable
général.
Il existe en fait trois plans comptables :
- le système de base,
- le système abrégé comprenant moins de comptes,
- le système développé comprenant plus de comptes.
Le système à choisir dépend de la taille de l’entreprise. On choisit
généralement le système correspondant au bilan et au compte de
résultat demandé par les impôts en fin d’exercice. Pour une société au
réel simplifié, il est possible d’opter pour le système abrégé. Le
plan comptable général est disponible sur le site de
l’autorité des normes comptables. Il fait plus de 400
pages. L’article correspondant de Wikipedia fournit la liste des comptes.
Chaque compte est identifié par un nombre. Le premier chiffre indique
la classe du compte :
- Les comptes de capitaux (capitaux propres, emprunts).
- Les comptes d’immobilisation (peu utilisés dans notre cas).
- Les comptes de stocks et d’en-cours (peu utilisés également).
- Les comptes de tiers (les fournisseurs, les clients, l’État, vous).
- Les comptes financiers (le compte en banque).
- Les comptes de charges (ce qui appauvrit votre entreprise).
- Les comptes de produits (ce qui enrichit votre entreprise).
Les cinq premières classes de comptes sont les comptes de bilan. Ils
permettent de savoir ce que votre entreprise possède (l’actif et le
passif) à tout moment. Les deux dernières classes sont les comptes de
résultat. Ils sont remis à zéro après chaque exercice. Ils permettent
notamment de connaître le résultat d’une entreprise sur un exercice.
Parmi les comptes les plus importants, on notera :
| Compte |
Description |
| 101 |
Le capital de la société. |
| 401 |
Les comptes des fournisseurs. |
| 411 |
Les comptes des clients. |
| 445 |
Les comptes pour la TVA. |
| 455 |
Le compte de l’associé (pour se faire rembourser les frais). |
| 512 |
Le compte bancaire de l’entreprise. |
| 6063 |
Le compte pour l’achat de fournitures dont la valeur ne dépasse pas 500 €. |
| 625 |
Le compte pour les frais liés aux déplacements et aux missions. On y colle notamment les frais de restauration. |
| 6410 |
Le compte permettant de verser une indemnité au gérant. |
| 706 |
Le compte où sont crédités les revenus liés à des prestations de service. |
Il en existe bien d’autres. Si un compte dispose d’un sous-compte, il
faut utiliser uniquement l’un des sous-comptes.
GnuCash n’a pas le plan comptable général parmi les plans comptables
proposés par défaut. Vous pouvez soit télécharger le
plan comptable mis à disposition par Vincent Laure, soit
télécharger le plan comptable que j’utilise qui correspond au
système abrégé avec quelques comptes supplémentaires et certains
comptes retirés. Il comprend également un compte fournisseur et deux
comptes clients dont l’un en devises américaines.
Écritures comptables
Pour chaque écriture comptable, il faut connaître les comptes à
débiter et les comptes à créditer. Généralement, cela n’a pas grand
chose à voir avec GnuCash. Il est donc possible de se référer à
l’abondante littérature sur le sujet ainsi qu’aux nombreux forums
spécialisés dans la comptabilité.
Généralement, je fais une recherche préfixée par « écriture
comptable » pour trouver mon bonheur. Je regarde les deux ou trois
premières réponses pour me faire une idée. Les numéros de comptes
indiqués sont généralement à cinq chiffres. Il n’est pas nécessaire de
créer le compte exact : il suffit d’utiliser le compte du système
abrégé ayant le même préfixe.
Il est crucial de ne pas s’emmêler avec les débits et les
crédits. Dans une représentation en colonnes, les débits sont toujours
dans la colonne de gauche. Les crédits sont dans la colonne de droite.
Enfin, GnuCash propose d’associer un numéro à chaque requête. Je
scanne chaque pièce justificative et indique son numéro et une
description dans le nom de fichier.
Opérations de création
La création de l’entreprise entraîne un certain nombre d’écritures. Il
est important de noter que les écritures ne peuvent pas être
antérieures à la création de l’entreprise.
Capital initial
L’apport du capital initial se fait en deux fois. Chaque associé fait
d’abord une promesse d’apport en capital. Il devient alors débiteur du
capital promis sur un compte dédié à cet effet. Ensuite, lorsque
l’argent arrive sur le compte de l’entreprise, l’associé est crédité
de cet apport.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 456 |
Promesse d’apport |
5000 € |
|
| 101 |
|
|
5000 € |
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 456 |
Versement apport |
|
5000 € |
| 512 |
|
5000 € |
|
Publication de l’annonce légale
Une des étapes de la création d’entreprise est la publication d’une
annonce légale. Généralement, un associé avance l’argent et est
remboursé après la création.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 623 |
Annonce légale |
97,71 € |
|
| 445 |
TVA déductible |
19,16 € |
|
| 455 |
|
|
116,87 € |
Dépôt des statuts au greffe
Le dépôt des statuts au greffe suit la même logique.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 622 |
Greffe du tribunal |
72,08 € |
|
| 445 |
TVA déductible |
14,13 € |
|
| 455 |
|
|
86,21 € |
Opérations courantes
Les opérations courantes impliquant un flux financier créditent soit
le compte bancaire de l’entreprise (512) ou celui de l’associé
(455). Dans ce sens, c’est généralement interchangeable. L’associé
peut être crédité de l’argent que l’entreprise lui doit par une
écriture débitant le compte de l’entreprise :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 455 |
Remboursement frais |
100 € |
|
| 512 |
|
|
100 € |
Repas du midi
Une écriture courante est le remboursement du repas du midi. Il y a
beaucoup de théories à ce sujet. Il peut y avoir un plafond (environ
17 €), une somme forfaitaire à déduire (environ 4 €) et la
déductibilité ou non de la TVA. À noter que le paiement d’une somme
forfaitaire pour le repas de midi ne semble pas admise. Tout repas
doit venir avec un justificatif.
Pour ma part, je n’applique aucun plafond, je ne déduis aucune somme
forfaitaire mais je ne déduis pas la TVA, à moins qu’il s’agisse d’une
invitation. Je paie toujours avec ma carte de crédit personnelle.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 6256 |
Repas du midi |
13,20 € |
|
| 455 |
|
|
13,20 € |
Indemnités kilométriques
Si vous vous déplacez avec votre véhicule personnel, vous pouvez vous
verser des indemnités kilométriques. Si le trajet est régulier, il
semble qu’il n’est pas nécessaire de tenir un journal des
déplacements. À noter que le barème évolue chaque année et dépend de
la distance parcourue dans l’année. Dans le cas de trajets réguliers,
je ne fais qu’une seule écriture par mois.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 6251 |
IK pour trajet de X à Y, 20 jours |
141,50 € |
|
| 455 |
|
|
141,50 € |
Le train, l’avion, le taxi, les voitures de location se notent de la
même façon. À noter dans ce cas qu’il n’est jamais possible de
récupérer la TVA sur un transport de personnes.
Abonnements téléphoniques & ADSL
S’il y a usage professionnel, il est possible de se faire rembourser
tout ou partie d’un abonnement téléphonique ou ADSL. Il faudra pouvoir
justifier de l’usage professionnel. Certains indiquant que la TVA
n’est normalement déductible que si la facture est au nom de
l’entreprise. Personnellement, je la déduis tout de même.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 626 |
Abonnement ADSL |
10,89 € |
|
| 445 |
TVA déductible |
2,14 € |
|
| 455 |
|
|
13,03 € |
Je fais passer de la même façon les abonnements à des services Web
comme Amazon ou l’achat de noms de domaine.
Autres frais déductibles
Si le siège de votre entreprise est votre domicile, il est également
possible de déduire au prorata de la surface utilisée :
- une partie du loyer (je ne fais pas),
- une partie des factures EDF, d’eau, des charges locatives (compte 6061),
- une partie de l’assurance locative (compte 616)
- une partie de la taxe d’habitation (compte 635)
Achats divers
Pour l’achat d’un bouquin, il faut utiliser le compte 6181. Pour
l’achat d’une fourniture ou d’un matériel dont la valeur n’excède pas
500 €, il faut utiliser le compte 6063. Je vous renvoie à l’exemple de
l’agrafeuse en introduction.
Voici un autre exemple avec des frais de ports :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 512 |
|
|
35,88 € |
| 6063 |
Petit matériel |
27,00 € |
|
| 624 |
Frais de ports |
3,00 € |
|
| 4456 |
TVA déductible |
5,88 € |
|
Pour les montants supérieurs à 500 €, l’achat devient une
immobilisation et non une charge. Il faut de plus en gérer l’amortissement.
Facturation et paiement d’un client
La principale source de revenus provient normalement des paiements des
clients. Il y a deux étapes :
- Il faut d’abord adresser une facture au client. Celui-ci est alors
débiteur du montant demandé.
- Quelques jours, mois, années plus tard, le client paie. On crédite
alors son compte et s’il a payé exactement la somme facturée, son
solde devient nul.
Les deux opérations n’ont généralement pas lieu à la même date. Chaque
client dispose de son propre compte sous le compte 411 : il ne faut
pas utiliser directement le compte 411.
On effectue de plus la collecte de la TVA pour l’État. Si le client
est un professionnel, il récupérera la TVA de son côté. Si le client
se trouve dans l’Union Européenne et qu’il fournit un numéro de TVA
intracommunautaire, il n’est pas nécessaire de lui faire payer la
TVA. Sinon, la TVA française s’applique. Il semble être d’usage
d’utiliser un compte spécial (7062 au lieu de 706) dans ce cas. S’il
est hors Union Européenne, les prestations de service sont exonérées
de TVA.
GnuCash dispose d’un module d’édition des factures qui fait assez
bien son boulot. Je n’utilise toutefois pas la possibilité d’imprimer
la facture. Le rendu est assez désolant et je préfère donc faire mes
factures manuellement avec LaTeX.
GnuCash gère aussi la TVA, mais de manière partielle. L’entreprise
n’est redevable de la TVA qu’au moment du paiement. Au moment de la
facturation, la TVA est placée dans un compte de régularisation
(4458). GnuCash va calculer automatiquement la TVA et placer
l’écriture suivante au moment de valider la facture :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 411× |
Client Durant |
1196 € |
|
| 4458 |
TVA à régulariser |
|
196 € |
| 706 |
Prestation conseil |
|
1000 € |
Par contre, au moment du paiement, il va simplement créditer le compte
du client et débiter le compte en banque. Il faut alors penser à
ajouter manuellement le transfert de la TVA au crédit du compte de la
TVA collectée (4457). L’écriture du paiement ressemble à ceci :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 411× |
Client Durant |
|
1196 € |
| 4457 |
TVA collectée |
|
196 € |
| 4458 |
TVA à régulariser |
196 € |
|
| 512 |
|
1196 € |
|
Facturation avec des devises étrangères
Si votre client vous paie en devises étrangères, les choses se
compliquent énormément. En effet, votre client va disposer dans votre
système d’un compte en dollars (par exemple). Mais tous vos autres
comptes sont en euros. GnuCash gère cette situation en permettant
d’indiquer un taux de change. Voici l’écriture qui apparaîtra dans le
compte du client :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 411× |
Client Scott |
1000 $ |
|
| 706 |
Prestation conseil |
|
1000 $ |
GnuCash va vous demander le taux de change actuel. Du coup, dans le
compte 706, vous verrez :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 411× |
Client Scott |
767 € |
|
| 706 |
Prestation conseil |
|
767 € |
Au moment du paiement, les choses se compliquent. Votre client vous
paie 1000 $. Toutefois, ce ne sont pas 767 € qui arrivent sur votre
compte, mais seulement 738 €. En effet, au moment du paiement, le
taux de change a évolué. Vous avez alors une perte de change. Cette
parte va s’inscrire au compte 666. S’il y avait eu gain, ce serait le
compte 766.
Une façon simple de gérer le problème est de passer l’écriture en
euros de cette façon :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 512 |
|
738 € |
|
| 666 |
Perte de change |
29 € |
|
| 411× |
Client Scott |
|
767 € |
Il faut alors réutiliser le taux de change initial. De cette façon,
on obtient dans le compte du client :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 512 |
|
960,00 $ |
|
| 666 |
Perte de change |
40,00 $ |
|
| 411× |
Client Scott |
|
1000 $ |
Le problème de devises peut aussi se poser pour l’achat de
services. Toutefois, si la valeur est assez faible, il me semble plus
simple de passer ces services sous forme d’une charge en euros.
Facturation d’un fournisseur
Si vous achetez des prestations à un fournisseur et que les montants
sont suffisamment élevés (sinon, vous pouvez les passer directement en
charges), vous pouvez créer un compte pour le fournisseur. Le schéma
est similaire à la facturation d’un client. Le fournisseur vous envoie
une facture, vous l’enregistrez et créditez le compte du fournisseur
et débitez le compte de charge correspondant. Au paiement, vous
débitez le fournisseur et créditez le compte en banque. Par exemple,
pour un serveur dédié en Allemagne (pas de TVA) :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 626 |
|
41 € |
|
| 401x |
Fournisseur Albert |
|
41 € |
Au paiement de la facture :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 401x |
|
41 € |
|
| 512 |
Paiement facture |
|
41 € |
Frais bancaires
Tous les mois, la banque va vous adresser une facture pour ses
services. C’est généralement plus salé que lorsqu’on est un
particulier. Personne ne sait trop bien pourquoi.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 512 |
|
|
23,92 € |
| 627 |
Frais mensuels XX |
20,00 € |
|
| 4456 |
TVA déductible |
3,92 € |
|
Paiement de la TVA
Une fois par trimestre, il va falloir verser un accompte sur la TVA
collectée pour l’État. On en profite aussi pour se faire rembourser la
TVA déductible. Il semble d’usage de passer par deux écritures
comptables qui ont généralement lieu en même temps :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 4457 |
TVA collectée |
2500 € |
|
| 4456 |
TVA déductible |
|
100 € |
| 4455 |
TVA à décaisser |
|
2400 € |
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 4455 |
TVA à décaisser |
2400 € |
|
| 512 |
Paiement TVA |
|
2400 € |
Le réglement se fait en ligne sur le site des impôts. Il y a deux cases à remplir :
- la base hors taxe des opérations imposables pour la TVA à 19,6 %
(12 755 € dans notre cas pour arriver à une TVA de 2500 €),
- la TVA déductible sur les factures de 100 €.
En fin d’année, il y a un formulaire supplémentaire pour régulariser
la situation. Il me semble plus simple de toujours payer exactement ce
qu’il faut sur les accomptes. Cela ne vous dispense pas de remplir le
formulaire adéquat.
Rémunération du gérant
De temps en temps, il est possible de vous verser une rémunération. Le
versement est net. Il faudra payer des cotisations URSSAF et RSI par
la suite. Il ne s’agit pas d’un salaire.
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 6410 |
Rémunération Juin |
3000 € |
|
| 512 |
|
|
3000 € |
Lorsque vous payez vos cotisations URSSAF et RSI, vous devez obtenir
un reçu indiquant la répartition des montants. Voici par exemple comme
régler la première cotisation forfaitaire de 448 € pour l’URSSAF :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 645 |
Allocations familiales |
144 € |
|
| 63 |
CSG déductible |
136 € |
|
| 455 |
CSG non déductible |
64 € |
|
| 455 |
CRDS |
13 € |
|
| 63 |
Formation professionnelle |
91 € |
|
| 512 |
|
|
448 € |
On notera qu’une partie de la CSG est imputée en charges pour
l’entreprise tandis qu’une partie est payée par l’associé.
Opérations de fin d’exercice
Les opérations courantes sont relativement simples à appréhender après
les premiers mois. Les opérations de fin d’exercice sont par contre
beaucoup plus complexes. Je vous conseillerais plutôt de prendre un
comptable pour cette partie. Ce qui suit est à prendre avec des
pincettes : personne n’est venu vérifier la validité de ma comptabilité.
Toutes les écritures sont à passer à la date du dernier jour de
l’exercice. Elles doivent normalement régulariser les écritures
concernant l’exercice passé. On y trouve :
- régularisation du compte bancaire avec le relevé bancaire,
- régularisation des charges et des produits
Les charges (ou les produits) qui sont à cheval sur deux exercices
(comme le réglement d’une prime d’assurance, un abonnement de trois
mois, …) doivent faire l’objet d’une écriture pour charges
constatées d’avance. Dans le cas d’une petite entreprise, il semble
que l’exercice soit optionnel si les sommes mises en jeu sont faibles.
Il existe d’autres écritures mais qui ne nous concernent pas s’il n’y
a pas eu d’écritures correspondantes dans l’année passée :
- régularisation des stocks
- régularisation des immobilisations
- régularisation des placements
- régularisation des amortissements
- régularisation des dépréciations
- régularisation des provisions
Provisions pour rémunération
C’est aussi le bon moment pour décider de compléter votre
rémunération. En effet, le bénéfice de l’entreprise peut être
distribuée en rémunérations (soumises à l’IR) ou en dividendes. Dans
le second cas, la somme destinée à cet effet sera d’abord soumise à
l’impôt sur les sociétés. Le calcul peut être effectué via un
simulateur. Les dividendes étant taxés comme des revenus à
partir de 2013 pour la part dépassant les 10 % du capital de la
société, il n’est pas très intéressant de se verser des dividendes.
Si vous voulez compléter votre rémunération de 10 000 €, il suffirait
de passer l’écriture suivante au dernier jour de l’exercice :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 6410 |
Provision pour rémunération |
10 000 € |
|
| 455 |
|
|
10 000 € |
Il faudra alors ensuite provisionner les charges correspondantes.
Provisions pour charges sociales
Il est possible de provisionner les sommes qui seront demandées par
les différents organismes sociaux (URSSAF, CIPAV, RSI) et de les
déduire du résultat. Il faut donc déterminer une approximation des
cotisations qui seront réclamées à l’aide d’un des nombreux
simulateurs que l’on trouve sur le web. Ensuite, l’écriture
semble être la suivante3 :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 645 |
Maladie/Vieillesse/AF |
4000 € |
|
| 63 |
CSG déductible |
1000 € |
|
| 43 |
Provisions pour charges |
|
5000 € |
Pour chaque paiement, il faudra débiter le compte 43 au lieu des
comptes 645 et 63. Par exemple, pour les cotisations URSSAF, on ferait :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 43 |
Allocations familiales |
144 € |
|
| 43 |
CSG déductible |
136 € |
|
| 455 |
CSG non déductible |
64 € |
|
| 455 |
CRDS |
13 € |
|
| 43 |
Formation professionnelle |
91 € |
|
| 512 |
|
|
448 € |
Si la provision s’avère trop importante en fin d’année suivante, il
faudra affecter le surplus au compte 787.
Clôture des comptes
Une fois les régularisations effectuées, on passe aux travaux de
clôture et de réouverture des comptes. Il s’agit de solder tous
les comptes de charges (dont le numéro commence par 6) et de produits
(dont le numéro commence par 7). Solder signifie mettre la balance du
compte à zéro.
Si le compte 709 est débiteur, il faut le solder manuellement dans un
autre compte (le 706 par exemple). Si les comptes 609, 619 ou 629 sont
créditeurs, il faut les solder avec l’un des voisins (par exemple,
6063, 6181 et 6251). Ces comptes sont particuliers car ils
fonctionnent dans le sens inverse des comptes de la même catégorie.
Vient ensuite la clôture proprement dite. GnuCash dispose d’une
fonction pour vous aider à la réaliser. Dans le menu « Outils »,
choisir la fonction « Clôturer le livre ». Indiquer la date de clôture
(dernier jour de l’exercice) et les comptes à utiliser pour les
revenus et les dépenses. Dans le cadre du système abrégé, il s’agit du
compte 12. On obtient l’écriture suivante :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 706 |
Prestations conseil |
50 000 € |
|
| 627 |
Services bancaires |
|
100 € |
| 63 |
Impôts et taxes |
|
200 € |
| 6251 |
Voyages et déplacements |
|
1000 € |
| 6256 |
Frais de missions |
|
1000 € |
| 6410 |
Rémunération du gérant |
|
20 000 € |
| 645 |
Charges sociales |
|
8000 € |
| 6063 |
Petit matériel |
|
1000 € |
| 12 |
Transfert des charges |
31 300 € |
|
| 12 |
Transfert des produits |
|
50000 € |
On se retrouve avec un résultat bénéficiaire de 18 700 €.
Pour la réouverture des comptes, il était d’usage d’utiliser des
livres papiers différents pour chaque exercice. Certains préconisent
de faire de même en repartant de zéro pour le nouvel exercice. J’ai
personnellement choisi de garder tous les exercices dans un seul
fichier GnuCash. Cela dispense de fastidieuses écritures de bilan.
Calcul de l’impôt sur les sociétés
Le bénéfice permet de calculer l’impôt dû pour l’exercice
précédent. Sur le bénéfice calculé précédemment, l’impôt dû est de
15 % pour la partie inférieure à 38 120 € et de 33,3 % pour le
reste. Dans notre exemple, l’impôt dû est donc de 2 805 €.
Avec cette information, vous pouvez revenir quelques étapes en arrière
en annulant la clôture des comptes (il suffit d’effacer les deux
écritures) et en ajustant la provision pour rémunération. Dans le cas
contraire, vous pourrez toujours récupérer le résultat en dividendes
mais l’imposition est plutôt prohibitive.
Une fois que votre calcul est définitif, il faut passer l’écriture suivante :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 695 |
Paiement de l’IS |
2 805 € |
|
| 444 |
|
|
2 805 € |
Puis clôturer de nouveau le compte 6954 :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 12 |
Transfert des charges |
2 805 € |
|
| 695 |
|
|
2 805 € |
Établissement du compte de résultat et du bilan
Le compte de résultat s’intéresse à ce qui s’est passé durant
l’exercice au niveau des comptes de charges et de produits. Le bilan
donne une image des autres comptes au dernier jour de l’exercice.
Le plan comptable général comprend
les modèles adéquats pour le compte de résultat et le bilan. Il existe
un notamment modèle adapté au système abrégé. On peut aussi le trouver
sous un format exploitable par un tableur. Malheureusement, il n’y
a pas la correspondance entre les diverses cases à remplir et les
numéros de comptes.
Le compte de résultat est assez simple à remplir. Toutes les
informations nécessaires sont dans les écritures de clôture (celles
vers le compte 12). Il suffit donc de les inspecter et de les ventiler
dans les cases appropriées.
J’ai reporté la ventilation que j’ai adoptée dans un
modèle de compte de résultat (sources). Une fois le
total effectué, on en calcule la différence et on a le reporte soit
sur la ligne « solde créditeur » (en cas de bénéfices), soit sur la
ligne « solde débiteur » (en cas de pertes). Cette différence doit
être le solde du compte 12. Les totaux généraux sont alors équilibrés.
Le bilan est un peu plus délicat pour deux raisons :
- les comptes de tiers (4xx) mélangent à la fois l’actif et le passif
- les amortissements et les provisions doivent être déduits de l’actif
Le second point est pour moi tout théorique car je n’ai ni
amortissement, ni provision. Le premier point est plus problématique
et il faudra donc faire attention à bien comptabiliser les créances
des tiers au niveau de l’actif et vos dettes au niveau du passif. J’ai
indiqué la difficulté dans mon modèle de bilan par une étoile.
Pour établir le bilan, GnuCash peut nous aider en demandant dans le
menu « Rapports » l’établissement du bilan. Il convient ensuite de
ventiler attentivement. Si tout se passe bien, les totaux généraux s’équilibrent.
Affectation du résultat
Une fois le bénéfice correctement calculé, le bilan dressé et le
compte de résultat établi, il est possible d’affecter le résultat si
celui-ci est créditeur5 :
- le résultat est diminué du report à nouveau de l’exercice précédent
s’il est débiteur,
- si la réserve légale n’est pas égale à au moins 10 % du capital
social total, 5 % du résultat restant sont affectés à celle-ci,
- le résultat est augmenté du report à nouveau de l’exercice
précédent s’il est créditeur,
- le résultat peut alors être distribué sous forme de dividendes s’il
reste créditeur,
- le reste du résultat est crédité au compte du report à nouveau (11).
Sachant qu’il est désormais prohibitif de se distribuer le résultat en
dividendes en France (au-delà de la limite de 10 % du capital social),
il est donc peu intéressant d’avoir un résultat important. Voici un
exemple de distribution dans le cas où la réserve légale n’existe pas encore :
| Compte |
|
Débit |
Crédit |
| 120 |
Résultat 2012 |
15 895 € |
|
| 1061 |
Réserve légale |
|
794 € |
| 457 |
Dividendes à payer |
|
1000 € |
| 11 |
Report à nouveau |
|
14 101 € |
Ces transactions sont datées au 31 décembre 2012. Lors du paiement
effectif des dividendes, il faudra penser à retirer les prélevements
sociaux (15,5 % pour 2013) et les créditer sur le compte 442 ou 447.
Déclaration de l’IS
L’épreuve finale est désormais la déclaration de résultats auprès des
impôts. Dans l’optique de faire supporter les coûts de déclaration au
contribuable, l’administration impose désormais une télétransmission
au format EDI via un partenaire tierce6 qu’il vous
faudra rétribuer. Comptez environ 200 €.
L’intermédiaire peut demander les balances sous un certain
format. Dans mon cas, il est possible de fournir les balances au
format CSV. Malheureusement, GnuCash n’est pas particulièrement
brillant dans ce domaine. Il existe une entrée dans la FAQ à
ce sujet, mais cela consiste généralement à effectuer des
manipulations complexes.
J’ai simplement formaté manuellement la balance dans un fichier
CSV. Il s’agit plus ou moins de refaire une nouvelle fois son
bilan car il faut donner les détails :
- Recopier le détail du compte de résultat en s’aidant simplement
des écritures des comptes de charges et de produits vers le
compte 12.
- Recopier l’état des autres comptes tels qu’ils étaient avant
l’écriture comptable de l’affectation du résultat. Ne pas recopier
le compte 12 (sinon, il n’y a pas équilibre).
- Inclure l’écriture comptable du compte 695 vers le compte 444.
La balance est normalement équilibrée et le logiciel de saisie
retrouve le même résultat comptable.
Il reste ensuite à compléter correctement les 11 formulaires de
déclaration. Chaque case peut faire l’objet d’une recherche
approfondie sur le sujet. Par exemple, sur le formulaire 2033—B,
faut-il reporter les charges sociales dans la case 380 ? Il semble que
dans le cas d’une EURL à l’IS, il n’y a pas d’exploitant et il faut
donc laisser cette case vide, malgré la remarque attachée à la
case 252.
Bref, un comptable sera d’une grande aide.